Na construção, a gestão de documentos é apontada como um componente essencial na função do gerenciamento de empreendimentos, nestes documentos incluem-se desenhos, especificações de projetos, cronogramas, relatórios de controle de qualidade e outros.
A estruturação do processo de projetos é uma das oportunidades para as empresas que visam criar e manter uma vantagem competitiva. Freqüentemente os profissionais de projetos ou execução de empreendimentos têm problemas para ter a certeza de estar utilizando a versão correta do documento. O GED garante o uso da versão correta dos documentos de projetos. E se o sistema utilizar workflow, a estabilização do processo e o aumento de transparência criam condições favoráveis para a tomada de decisões.
O GED não elimina totalmente as plotagens dos projetos, mas contribui na estruturação do fluxo de informações e evita falhas dos projetos e dessa forma reduz o desperdício.
A FIGURA abaixo representa um workflow que está sendo desenvolvido numa pesquisa de aplicação de GED para o processo de projetos.
No workflow desenvolvido, a partir do software GlobalDoc, o executor é o gerente de projetos. É usado associado a uma pasta de processo contendo todos os documentos de um determinado projeto. No software utilizado, uma pasta de processo pode ser entendida como algo similar a um diretório do gerenciador de arquivos do sistema MS-Windows, o Windows Explorer. Porém a pasta não contém todos os documentos, mas apenas apontadores (links) para os mesmos. A vantagem do uso da pasta de processos é que nesta pasta está tramitando o acesso rápido por apontadores a todas as informações de um determinado projeto, para que estas estejam sempre fácies de serem visualizadas quando necessário. Se um diretório do Windows Explorer estivesse no fluxo, este seria mais lento.
Figura 1 – Workflow Processo de Projetos
A Tabela 1 apresenta a descrição das tarefas do workflow Processo de Projetos
A implantação de sistemas de informações como o de Gerenciamento Eletrônico de Documentos têm muitos impactos na forma de realização do trabalho dentro de uma organização. Isso acontece não apenas pelo fato que o usuário passa a trabalhar com um novo sistema, mas faz com se descubram alternativas de melhorar os processos.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos não pretende eliminar o uso do papel, não em curto prazo. Não se deve pensar em usar processo em papel ou eletrônico. As vantagens dos dois processos devem ser somadas e utilizadas em proporções adequadas, permitindo a otimização e redução de desperdícios com cópias desnecessárias, telefonemas, retrabalho e tempo para localização de informações.
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