O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é realizado através de um conjunto de elementos (hardware e softwares específicos) que gerenciam todo o ciclo de vida de um documento. As atividades do ciclo de vida de um documento podem ser nomeadas como: criar, aprovar, revisar, processar, arquivar e distribuir documentos.
As principais soluções empregadas no GED são as de gerenciamento de documentos (document management) e gerenciamento de imagens (document imaging). Estas soluções podem estar integradas a sistemas de processamento de dados (imaging enable) e ao gerenciamento de fluxo de trabalho (workflow).
No GED criam-se tipos ou padrões de documentos que são associados a índices para pesquisa e recuperação que permitem localizar rapidamente o documento. Podem ser gerenciados documentos de texto, imagem ou voz todos em mídias analógicas ou digitais. A grande vantagem de gerenciar eletronicamente os documentos é a facilidade do controle de versões, que pode ser automatizado, evitando o uso de documentos desatualizados.
Os documentos em papel existentes podem ser digitalizados com um scaner rápido, que transforma seu conteúdo em imagem. Se necessário essas imagens podem ser submetidas a ferramentas de reconhecimento de caracteres, OCR ou ICR (optical character recognition, intelligent character recognition), assim as imagens são transformadas em texto e podem ser editadas no editor de textos.
Além dos índices de pesquisa normalmente utilizados, como data da criação, autor, versão, pasta de armazenamento, no GED podem ser adicionados inúmeros outros, como tipo de documento, gerente do departamento, nome que o fornecedor trata o documento e outros, facilitando a pesquisa para a localização. Uma ferramenta que pode ser acoplada ao GED é o FTR - full text retrieval. Com esta ferramenta é possível localizar um documento por qualquer palavra de seu conteúdo.
A distribuição de um documento usando GED ocorre de forma praticamente instantânea, de forma segura e com a garantia que o documento foi entregue a pessoa certa. Outro uso do GED é associar uma imagem a todas as informações relativas à imagem, com um sistema de processamento de dados (imaging enable). Numa foto do interior de uma edificação podem estar associadas todas as informações sobre os projetistas, materiais, projetos ou empreiteiros, favorecendo a se ter uma rápida ação na tomada de decisão.
Com o GED é possível restringir o tipo de acesso, oferecendo permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento. Pode-se definir usuários que apenas visualizam, que visualizam e imprimem ou os que podem editar, visualizar e imprimir um documento.
Algumas ferramentas de GED utilizam workflow integrado ao sistema de gerenciamento de documentos. O workflow permite o controle eletrônico das atividades do ciclo de vida dos documentos melhorando os processos da empresa.
Nestes workflows os usuários e os prazos para a realização das atividades podem ser determinados previamente, e um registro das durações reais das atividades pode estar incorporado ao sistema. Dentro da organização, esse controle facilita para a identificação dos gargalos da produção, e fora dela, com o histórico da tomada de decisões, pode-se verificar quais empresas parceiras tomam decisões mais rapidamente. O controle de prazos para a realização das tarefas nos workflows é um importante diferencial do sistema GED em relação aos procedimentos não automatizados ou em papel.
Para construir workflow é preciso analisar o processo do trabalho, assim, a implantação contribui não apenas na organização na geração dos documentos, mas também na otimização dos processos. Com processos mais estruturados aumenta a confiança na realização das tarefas e elimina-se incertezas como, por exemplo, de quais pessoas devem receber um comunicado ou documento. Ao melhorar um workflow os sistemas GED reduzem o espaço de armazenamento de informações, reduzem o tempo de processamento, melhoram a eficácia em processos, agilizam o atendimento ao cliente, garantem o controle de documentos e dá suporte à tomada de decisões.
Com o workflow muitas informações sobre o processo são incorporadas ao próprio processo.
Graficamente é possível saber exatamente quem está realizando qual tarefa o que proporciona uma rápida resposta a uma solicitação. Essa verificação de status permite que o atendimento a clientes, por exemplo, fique mais ágil.
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